Descentralizar la función de cumplimiento: una estrategia eficaz para prevenir el lavado de activos

En el ámbito de la prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo, el rol del Oficial o Encargado de Cumplimiento es fundamental para asegurar que las organizaciones cumplan con las regulaciones vigentes en la materia. Sin embargo, a lo largo de mi experiencia, he observado que la manera en que se estructura la función de cumplimiento varía significativamente de una organización a otra, y esta variación puede afectar directamente la efectividad del programa de prevención.

El enfoque centralizado: un riesgo innecesario

En un extremo, encontramos organizaciones donde todas o la mayoría de las responsabilidades de prevención recaen sobre el Oficial de Cumplimiento. Este enfoque, ya sea impuesto por la organización o autoatribuido por el propio Oficial de Cumplimiento, asume que por ser el especialista, este debe encargarse de todo lo necesario para prevenir el lavado de activos y financiamiento del terrorismo, incluyendo todas las obligaciones que establece la regulación a los sujetos obligados.

Si bien esta centralización puede parecer una solución lógica y práctica a corto plazo, en realidad presenta varios riesgos importantes. En primer lugar, convierte al Oficial de Cumplimiento en el único punto de fallo del sistema de prevención. Si esta persona falta o deja la organización, el programa de prevención puede colapsar, dejando a la entidad expuesta a riesgos significativos de incumplimiento y vulnerable de ser utilizada para el cometimiento de estos delitos.

El enfoque descentralizado: construyendo un sistema de prevención más robusto

En el otro extremo, tenemos organizaciones que distribuyen las responsabilidades de prevención entre las distintas áreas, funciones y niveles jerárquicos. Este enfoque permite que cada departamento contribuya activamente a la prevención del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, fortaleciendo así el sistema de prevención en su totalidad. Por ejemplo, las áreas comerciales pueden contribuir con su conocimiento profundo de los clientes y sus relaciones; las áreas de compras pueden aportar al asegurarse de que los proveedores cumplan con los estándares requeridos; y, en cuanto a los empleados, recursos humanos junto con los jefes inmediatos pueden colaborar en la selección, supervisión y orientación adecuada del personal.

Este modelo descentralizado ofrece múltiples ventajas. En primer lugar, permite que el programa de prevención se mantenga sólido incluso si un individuo falta o deja su puesto, ya que las responsabilidades se reparten entre varias personas y departamentos. Además, al integrar las responsabilidades de cumplimiento en cada área de la organización, se fomenta una cultura de prevención y cumplimiento más sólida y extendida. Todos los miembros de la organización asumen un rol activo en la prevención y cumplimiento de la regulación, lo cual promueve un entorno en el que cada empleado se sienta responsable de la protección de la empresa.

Sobre lo anterior, recuerdo una experiencia de hace ya muchos años en una institución financiera de otro país. Conversando con el Oficial de Cumplimiento, nos contó algo que le había sucedido. Durante una inspección, las autoridades le pidieron que les mostrara su sistema de monitoreo. La institución contaba con un sistema muy robusto y un equipo amplio de analistas dedicados a esta tarea. Sin embargo, cuando el Oficial de Cumplimiento mostró el trabajo de su equipo, los inspectores le preguntaron: “¿Solo esto es su sistema de monitoreo?”. Él se quedó un poco desconcertado, porque consideraba que su sistema era uno de los mejores que existían. Las autoridades le hicieron ver que esperaban algo más: un sistema en el que todos los empleados, no solo los del área de cumplimiento, estuvieran involucrados en vigilar que no se realizaran operaciones relacionadas con estos delitos. Nos comentó que esa experiencia le hizo darse cuenta de la importancia de tener un enfoque más amplio, donde el cumplimiento sea una responsabilidad compartida por toda la organización.

Conclusión

En mi opinión, un sistema descentralizado de prevención y cumplimiento de la regulación es mucho más efectivo y sostenible a largo plazo que uno centralizado. Cuando las responsabilidades se distribuyen adecuadamente, se garantiza que toda la organización contribuya a la prevención del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, mitigando riesgos y fortaleciendo la cultura de prevención y cumplimiento. La prevención no debe ser vista como la tarea de una sola persona, sino un esfuerzo conjunto de todos los empleados para asegurar la continuidad y la solidez del negocio.